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Documento informatico: ecco cosa prevedono le nuove regole tecniche

Documento informatico: ecco cosa prevedono le nuove regole tecniche

Un nuovo tassello si aggiunge al quadro della digitalizzazione della PA italiana.

È stato, infatti, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015 il DPCM 13 novembre 2014 contenente le regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni.

Il decreto (che entrerà in vigore dopo 30 giorni dalla pubblicazione in GU) detta le regole per la formazione, trasmissione e l’archiviazione con strumenti informatici dei documenti e definisce le modalità con le quali produrre un file digitale con pieno valore legale, sia che si tratti di un certificato che di un qualsiasi altro atto amministrativo.

Si tratta delle disposizioni attuative del Codice dell’Amministrazione Digitale che vanno a completare il quadro normativo in materia di creazione, gestione e conservazione documentale.

Le nuove norme, in sostanza, vanno a potenziare le cautele da rispettare nelle fasi di creazione, gestione e conservazione del documento, completando così il quadro giàdelineato dalle disposizioni in materia di protocollo, conservazione e gestione documentale.

Cosa

Nel decreto sono contenute le regole relative a:

a) formazione del documento informatico;

b) copie, duplicati ed estratti informatici;

c) formazione del documento amministrativo informatico;

d) fascicoli informatici;

e) formazione di registri e repertori della PA;

Chi

Sono tenuti al rispetto del decreto i soggetti di cui all’art. 2, commi 2 e 3, del D. Lgs. n. 82/2005, nonché gli altri soggetti a cui è eventualmente affidata la gestione o la conservazione dei documenti informatici.

L’ambito di applicazione, pertanto, abbraccia tutte le pubbliche amministrazioni in senso esteso, ivi comprese le società partecipate da enti pubblici.

Quando

Il decreto entrerà in vigore trenta giorni dopo la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale (11 febbraio 2015), dopodiché decorrerà un termine di 18 mesi per l’adeguamento.

L’art. 17 del DPCM, infatti, dispone che “le pubbliche amministrazioni adeguano i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre diciotto mesi dall’entrata in vigore del presente decreto. Fino al completamento di tale processo possono essere applicate le previgenti regole tecniche. Decorso tale termine si applicano le presenti regole tecniche”.

Il punto è abbastanza controverso in quanto le “previgenti regole tecniche” cui si fa riferimento non sono mai state adottate. Ciò induce a ritenere che gli enti siano tenuti fin da subito ad adeguare i propri sistemi alle presenti regole tecniche preferibilmente, entro l’11 ottobre 2015. Entro questa data, infatti, le amministrazioni dovranno redigere e pubblicare il manuale di gestione documentale (DPCM 3 dicembre 2013) in cui descrivere le modalità di formazione degli originali informatici ai sensi dell’art. 40, comma 1, D. Lgs. n. 82/2005.

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