Geolocalizzazione dei dipendenti: il Garante Privacy detta le regole

Con due distinti provvedimenti (n. 3505371 3474069), il Garante per la protezione dei dati personali ha accolto le istanze di verifica preliminare ex art. 17 del Codice Privacy avanzate da due società di telefonia in merito al trattamento di dati personali di geolocalizzazione dei propri dipendenti.

Le società coinvolte – Wind Telecomunicazioni S.p.A. ed Ericsson Telecomunicazioni S.p.A. – intenzionate ad introdurre, sui dispositivi smartphone forniti in dotazione ai propri lavoratori dislocati sul territorio, una nuova app di localizzazione geografica, hanno infatti richiesto all’Autorità un parere preventivo in ragione dei rischi specifici legati al trattamento dei dati personali.

L’attivazione di tale funzionalità sarebbe volta all’ottimizzazione del livello di servizi forniti sul territorio, in quanto consentirebbe di migliorare la gestione, il coordinamento e la tempestività degli interventi tecnici, incrementando la velocità di risposta alle richieste dei clienti, anche e soprattutto in casi di emergenza o in presenza di calamità naturali. La geo-localizzazione, inoltre, rafforzerebbe le condizioni di sicurezza dei lavoratori permettendo l’invio mirato di soccorsi in caso di incidenti o difficoltà.

Le criticità connesse all’utilizzo di applicazioni di geolocalizzazione riguardano la possibilità che le stesse siano utilizzate al fine di effettuare un controllo a distanza indiretto sull’operato dei lavoratori. Sul punto il Garante si era già pronunciato con provvedimento generale n. 370 del 2011 in merito ai sistemi di localizzazione dei veicoli, sancendo che “se sono adottate le garanzie previste dall’art. 4, comma 2, l. n. 300/1970, i datori di lavoro privati e gli enti pubblici economici possono effettuare lecitamente il trattamento dei dati personali (diversi da quelli sensibili) relativi all’ubicazione dei propri dipendenti per soddisfare esigenze organizzative e produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro, anche in assenza del consenso degli interessati”, individuando in ciò un legittimo interesse.

È evidente che, nel caso specifico portato all’attenzione dell’Autorità da Wind ed Ericsson, le garanzie nei confronti dei diritti e delle libertà dei dipendenti dovranno essere superiori stante la peculiarità del mezzo utilizzato per la geolocalizzazione, ossia lo smartphone, per sua stessa natura destinato a seguire il lavoratore in tutti gli spostamenti, anche in orario non lavorativo.

Il Garante, ritenuto di dover svolgere degli approfondimenti, ha richiesto chiarimenti alle aziende. In conseguenza di ciò è emerso che, in entrambi i casi, l’applicazione mobile installata sul dispositivo del dipendente invierà i dati di geolocalizzazione ad intervalli regolari (10 o 15 minuti) e che, al di fuori di questo intervallo, non sarà possibile accedere ai dati di posizione in tempo reale se non in presenza di specifiche esigenze (es. situazione di pericolo o emergenza del dipendente).

Allo stesso modo, le società richiedenti hanno comunicato che l’applicazione installata non interferirà con altre applicazioni e non potrà accedere a telefonate, sms o mail, e che non sarà possibile ricostruire, mediante i dati raccolti, gli spostamenti dei lavoratori nel corso della giornata lavorativa.

Da ultimo, il dipendente potrà disattivare l’applicazione al termine dell’orario di lavoro, nei periodi di ferie o malattie e, comunque, nei momenti contrattualmente stabiliti, come la pausa pranzo.

A tali condizioni, quindi, il Garante ha accolto e istanze di verifica preliminare, imponendo adempimenti ulteriori, quali la notificazione ai sensi dell’art. 37 comma 1, lett. a) del Codice Privacy e l’attivazione delle procedure previste dall’art. 4 comma 2 dello Statuto dei lavoratori[1], nonché la predisposizione di idonee misure di sicurezza volte a preservare l’integrità dei dati raccolti.

Ovviamente, le società istanti dovranno informare in maniera chiara e completa i propri dipendenti sulla natura dei dati trattati, sulle funzionalità del dispositivo e sulle ipotesi in cui sarà possibile disattivare la localizzazione durante l’orario lavorativo. Inoltre, le applicazioni utilizzate dovranno essere configurate in modo tale da rendere ben visibile se la funzionalità di geolocalizzazione è o meno attiva.

 


[1]Gli impianti e le apparecchiature di controllo che siano richiesti da esigenze organizzative e produttive ovvero dalla sicurezza del lavoro, ma dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, possono essere installati soltanto previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, oppure, in mancanza di queste, con la commissione interna. In difetto di accordo, su istanza del datore di lavoro, provvede l’Ispettorato del lavoro, dettando, ove occorra, le modalità per l’uso di tali impianti”.