Documento informatico: ecco cosa prevedono le nuove regole tecniche

Un nuovo tassello si aggiunge al quadro della digitalizzazione della PA italiana.

È stato, infatti, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015 il DPCM 13 novembre 2014 contenente le regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni.

Il decreto (che entrerà in vigore dopo 30 giorni dalla pubblicazione in GU) detta le regole per la formazione, trasmissione e l’archiviazione con strumenti informatici dei documenti e definisce le modalità con le quali produrre un file digitale con pieno valore legale, sia che si tratti di un certificato che di un qualsiasi altro atto amministrativo.

Si tratta delle disposizioni attuative del Codice dell’Amministrazione Digitale che vanno a completare il quadro normativo in materia di creazione, gestione e conservazione documentale.

Le nuove norme, in sostanza, vanno a potenziare le cautele da rispettare nelle fasi di creazione, gestione e conservazione del documento, completando così il quadro giàdelineato dalle disposizioni in materia di protocollo, conservazione e gestione documentale.

Cosa

Nel decreto sono contenute le regole relative a:

a) formazione del documento informatico;

b) copie, duplicati ed estratti informatici;

c) formazione del documento amministrativo informatico;

d) fascicoli informatici;

e) formazione di registri e repertori della PA;

Chi

Sono tenuti al rispetto del decreto i soggetti di cui all’art. 2, commi 2 e 3, del D. Lgs. n. 82/2005, nonché gli altri soggetti a cui è eventualmente affidata la gestione o la conservazione dei documenti informatici.

L’ambito di applicazione, pertanto, abbraccia tutte le pubbliche amministrazioni in senso esteso, ivi comprese le società partecipate da enti pubblici.

Quando

Il decreto entrerà in vigore trenta giorni dopo la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale (11 febbraio 2015), dopodiché decorrerà un termine di 18 mesi per l’adeguamento.

L’art. 17 del DPCM, infatti, dispone che “le pubbliche amministrazioni adeguano i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre diciotto mesi dall’entrata in vigore del presente decreto. Fino al completamento di tale processo possono essere applicate le previgenti regole tecniche. Decorso tale termine si applicano le presenti regole tecniche”.

Il punto è abbastanza controverso in quanto le “previgenti regole tecniche” cui si fa riferimento non sono mai state adottate. Ciò induce a ritenere che gli enti siano tenuti fin da subito ad adeguare i propri sistemi alle presenti regole tecniche preferibilmente, entro l’11 ottobre 2015. Entro questa data, infatti, le amministrazioni dovranno redigere e pubblicare il manuale di gestione documentale (DPCM 3 dicembre 2013) in cui descrivere le modalità di formazione degli originali informatici ai sensi dell’art. 40, comma 1, D. Lgs. n. 82/2005.

Le 5 cose da sapere sulla Fatturazione elettronica

Da oggi, 6 giugno 2014, diventa operativo l’obbligo di fatturazione elettronica per i fornitori di amministrazioni centrali, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza. A fronte dell’obbligo per i fornitori, è fatto divieto, per gli uffici destinatari, di accettare fatture su carta.
Tutte le imprese e i lavoratori autonomi che hanno rapporti con la Pubblica Amministrazione sono dunque tenuti a confrontarsi con questa importante riforma (che non riguarda, al momento, i fornitori stranieri). 

Ecco cosa c’è da sapere:

1. Chi è tenuto a tali obblighi?

Ministeri, Agenzie fiscali, Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale e tutte le altre Pubbliche Amministrazioni non potranno accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea oltre a non poter procedere al pagamento dei propri fornitori, neppure parziale, fino allʹinvio del documento in forma elettronica.

Di conseguenza, tutte le imprese ed i professionisti sono tenuei a fatturare in modalità elettronica – nel rispetto della normativa tecnica di cui al D.M. n. 55/2013 – nei confronti della P.A..

2. Quali sono le scadenze?

La fatturazione elettronica diventa obbligatoria il 6 giugno 2014 per i Ministeri, le Agenzie fiscali e gli Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale.

Per le altre Pubbliche Amministrazioni – dopo l’emanazione del decreto Irpef (D.L. n. 66/2014) – l’obbligo diventerà operativo entro il  31 marzo 2015.

3. Come si emettono le fatture elettroniche?

L’allegato A al D.M. n. 55/2013 dispone che i dati della fattura elettronica devono essere rappresentati in un file .XML non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati, che dovrà essere firmato digitalmente.

Le specifiche tecniche operative sono disponibili sul sito del Sistema di Interscambio www.fatturapa.gov.it.

La fattura deve rispettare specifici requisiti di contenuto e sintattici affinché possa essere correttamente inoltrata.

4. Come si inviano le fatture elettroniche?

Il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio attraverso cinque diversi canali di trasmissione per l’invio dei file:

Il Sistema di Interscambio, una volta ricevuto il file nel formato FatturaPA, effettuerà i controlli sui file ricevuti e procederà all’inoltro all’Amministrazione destinataria della fattura.

5. Come si conservano le fatture elettroniche?
Sia i fornitori che le Pubbliche Amministrazioni sono tenuti a conservare le fatture esclusivamente in modalità digitale.
Il processo di conservazione prevede che sulla fattura da conservare debba essere indicizzata in modo univoco, andando a confluire in un lotto di conservazione.
Su questo verrà apposta la marca temporale e, successivamente, la firma digitale del responsabile della conservazione.
MATERIALI UTILI
Se hai altre domande sulla fatturazione elettronica, scrivi a posta@e-lex.it